¿Hasta cuándo hay que guardar los documentos presentados en Hacienda?

Para cumplir con Hacienda, no basta con hacer la declaración o confirmar el borrador que envía la Agencia Tributaria. Hace falta ser ordenado, cuidadoso e incluso tener buena memoria. Es conveniente que así sea porque la cita con el fisco no termina con la presentación del IRPF a lo largo del mes de mayo o junio de cada ejercicio fiscal. Hacienda puede investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro años después de que se presente la declaración, con lo que es aconsejable guardar todos y cada uno de los certificados de retenciones y cobros de rentas que acreditan los ingresos declarados durante este plazo. Olvidar dónde se ha guardado un documento, perderlo o no haberlo obtenido en su momento puede salir caro. En cualquier momento, Hacienda puede iniciar una investigación fiscal. Pasados cuatro años prescriben los delitos fiscales, pero hasta que pase ese periodo todo contribuyente debe conservar cualquier documento que pueda estar bajo la supervisión de la Agencia Tributaria. Entre otros, conviene tener bajo control certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas relacionadas con actividades económicas, así como cualquier documento que acredite una compra o venta de un bien patrimonial.

Certificados de retenciones

Los certificados de retenciones son los principales documentos que hay que tener controlados a la hora de hacer la declaración. Por lo general, las empresas emiten estas notas informativas y las reparten a sus trabajadores en abril o mayo, la época en la que se prepara la declaración. En estos impresos, las compañías hacen constar información económica importante que debe pasar por el "escáner" de la Agencia Tributaria. Además de encontrar datos personales, tanto de la empresa como del empleado, figuran aspectos como los rendimientos del trabajo brutos que se han conseguido durante el año fiscal (que va del 1 de enero al 31 de diciembre), y las retenciones aplicadas.

En algunos casos, pueden contener en detalle datos sobre lo que se ha ingresado en concepto de rendimientos del trabajo en dinero "contante y sonante" (retribuciones dinerarias) y como rendimiento en especie (algún tipo de regalo). En el caso de las retribuciones dinerarias, el dinero a través de nómina que recibe el trabajador, en el certificado debe especificarse el importe íntegro satisfecho y las retenciones practicadas.

En cuanto a los rendimientos en especie, el cálculo es más complicado, ya que todos los regalos o premios otorgados por cualquier entidad privada (los públicos están exentos) a un contribuyente pasan por el fisco y tienen la consideración de rendimiento de trabajo. En estos casos, en los certificados de retenciones debe constar la valoración de dicho regalo en el mercado, y los ingresos a cuenta efectuados a cargo del contribuyente. La valoración del regalo sirve para calcular dicha retención, que deberá ser la misma que se practique por sus rendimientos de trabajo.

En el caso de los premios en metálico, los certificados deben especificar los datos de la cuantía bruta del premio y las retenciones aplicadas por Hacienda, que ascienden al 15%. Una persona que en el año 2007 fuera galardonada con un premio bruto por cuantía de 10.000 euros, en realidad recibió 8.500 euros, que es la cantidad que resulta de restarle los 1.500 euros que recauda Hacienda como retención.
Fuente y autor: GRACIA TERRÓN/eroski