Conoce el paso a paso de la gestión de una empresa de obras

Conoce el paso a paso de la gestión de una empresa de obras

La gestión  adecuada de cualquier empresa es clave para el éxito de la misma, y esta gestión por lo general sigue una serie de pasos básicos que están enfocados hacia la optimización de funciones, la mejora en el rendimiento y el alcance del éxito, no obstante, estos suelen variar dependiendo de la naturaleza de dicha empresa.

Y es que una empresa textil no se gestiona de la misma forma que una empresa en el mundo farmacéutico. Por eso, hoy hablaremos sobre la gestión de una industria en específico, la de obras, en la que intervienen aspectos como recursos, los costes y los plazos, además del seguimiento  y comunicación que debe mantenerse en toda organización y lo haremos de la mano de los expertos en gestión de proyectos de obra de Micrologic.

¿De qué se trata el control y gestión de obras?

Los proyectos de obra son aquellos que comprenden desde pequeñas reformas encargadas dentro de un hogar, hasta la construcción de grandes complejos, ya sea del sector público o del privado.

Así, en cualquiera de estas dos situaciones se debe comenzar la organización del trabajo acordado en contrato por medio de unas especificaciones técnicas, las cuales son las que llevarán a la oferta del servicio y que debe  incluir:

  • el cronograma de actividades,
  • el presupuesto estimado,
  • el detalle del equipo técnico y operacional,
  • las condiciones de ejecución de la obra,
  • las especificidades del control y gestión de obra que se llevará a cabo.

Pero, como todo proyecto, esto no se trata de determinar estos aspectos de forma puntual y reflejarlos en un contrato sino que también se debe tomar en cuenta que la realización de la oferta conllevará actividades de seguimiento y control como:

  • la estimación de recursos y la realización depedidos de material,
  • las comunicaciones con el contratista,
  • el correcto avance del cronograma de actividades,
  • los diferentes costes que se van generando,
  • la ejecución de los trabajos.

Y además, también se deben tomar en cuenta todas las normativas y exigencias legales que penden sobre la realización de una obra, ya sea sobre pequeñas reformas en casa que necesitan de ciertos permisos, o de las obras de carácter público (infraestructuras y servicios) que deben estar reguladas bajo la Ley 9/2017 sobre contratos del sector público y en el que se establecen cuestiones de relevancia como el control del presupuesto (inicial y final) para cada proyecto.

El paso a paso de la gestión de una obra

1. Coordinación del equipo

Lo primero que garantizará el éxito de un proyecto es que todas las personas involucradas en la realización del mismo estén muy bien conectadas y comunicadas y que cada uno tenga unas funciones muy claras y bien definidas que cumplir.

Dependiendo del tipo de proyecto, se necesitará uno y u otro departamento o figurar, no obstante, los más básicos son:

  • El Departamento Económico y/o de Finanzas que se encarga de la planificación económica del proyecto.
  • El Departamento de Recursos Humanos que organizará la contratación fija o temporal de los trabajadores y la gestión de sus horarios, descansos, pagas, derechos y otras condiciones necesarias para puestos de trabajo que cumplan por lo exigido en la ley.
  • El Departamento Técnico es el que se encarga de asegurar la ejecución de los trabajos de conformidad con las especificaciones técnicas, así como de coordinar el cronograma, el cumplimiento de plazos y la correcta ejecución del presupuesto.
  • El Departamento Administrativo estará a cargo de coordinar las distintas relaciones con otras empresas, proveedores y partes involucradas.

2. Estudio de las necesidades del cliente

En esta fase inicial se debe estudiar el documento en el cliente ha plasmado la obra final que espere, junto a todas las especificaciones técnicas y características del mismo, de forma que se tomen las decisiones más adecuadas y enfocadas a dar con ese resultado final, en donde también se decidirá el presupuesto, el equipo los recursos y las infraestructuras necesarias para dar con su cumplimiento.

En este punto también es importante hacer una investigación previa que te permita conocer todo aquello que puede suceder durante la realización de tu proyecto y que puede beneficiarte o convertirse en una limitante, como pasa con el clima  y otros datos de diseño y planificación.

3. Preparación de la oferta de servicios

Esta etapa consiste en la elaboración de un documento que recoge toda la información referente a:

  • el número de profesionales necesarios y la conformación de los equipos,
  • la propuesta de presupuesto inicial,
  • los planos de la obra,
  • el detalle de materiales a utilizar,
  • las necesidades de alguna subcontratación de servicios.

4. Ejecución de la obra

Una vez que el cliente haya aceptado la oferta anterior, la obra puede comenzar. Durante esta el trabajo de gestión no termina y debe asegurarse de coordinar a todos los equipos, hacer seguimiento del cumplimiento de las funciones de cada un, facilitar la comunicación, evaluar el rendimiento y proporcionar cambios y mejoras que guíen a todos hacia los resultados más óptimos.

Así, para muchas de estas funciones, se deberán realizar reuniones cada cierto tiempo en la que se traten temas como:

  • trabajo ejecutado,
  • presupuesto consumido,
  • imprevistos o demoras,
  • acciones a venir.

 5. Seguimiento

Una de las partes más importantes de la realización de una obra es el seguimiento. El control evita que las obras tomen mucho más tiempo del que se tenía planeado, lo que a su vez se traduce en más gastos, y además permite poder atajar a tiempo cualquier imprevisto o problema que pueda estar afectando el resultado final y su buena ejecución.

Aquí, entonces interviene softwares y otros programas de gestión, que combina los procesos de siempre pero con avances tecnológicos que nos permiten optimizar estas tareas, mejorar los tiempos de ejecución y conocer mejor los datos reales de como va el proyecto para poder generar informes más exactos que nos ayuden a mejorar nuestro desempeño.

Lo mejor de este tipo de programas es que te permite centralizar toda la información importante sobre la obra en una misma plataforma, que además no ocupa espacio físico dentro de la compañía y que permite que todos los involucrados puedan acceder a la  misma desde variedad de dispositivos y con toda la comodidad, desde donde sea y cuando sea, obteniendo datos reales y actualizados en vivo y directo.

Así, también permiten modalidades de registro de jornada, descanso, y hasta canales de comunicación que vuelvan más eficiente la interrelación de los diferentes equipos. Incluso, casi todos estos programas tienen funcionalidades para la gestión del presupuesto y los gastos de forma que este punto tan importante no se nos salga de las manos y no caigamos en gastos extras o pérdidas.

Por otra parte, pensando en que cada tipo de proyecto es muy diferente al otro, estos programas suelen permitir la personalización de las funciones ofrecidas de forma que se puedan justar a las exigencias el proyecto que se tiene entre manos.

6. Buena comunicación en todo momento

Al igual que el seguimiento del proyecto, la comunicación también es clave. Una mala comunicación y colaboración en el lugar de trabajo puede llevar a errores y discrepancias entre los miembros del equipo. Mientras que, por el contrario, una comunicación inmediata y efectiva, por ejemplo, a través de diferentes canales tecnológicos que nos permite estar en contacto en todo momento, permitiéndote intercambiar información y actualizaciones del proyecto en tiempo real será la base más fuerte para un trabajo en equipo profesional y optimo.

7. Gestiona el tiempo

Debe gestionar muy bien los tiempos de realización de cada una de las fases del proyecto, de forma que cumplas con los plazos acordados en el contrato, que no generes gastos extras y que no se pierda el tiempo de trabajo del equipo en vano. Para ello, siempre puedes valerte de herramientas digitales para el control de horarios y tiempos de ejecución de tareas.

8. Gestiona el dinero

Las dos cosas más importantes, en términos de rentabilidad, dentro de un proyecto son siempre el tiempo y el dinero. Ya te dijimos que hay que hacer una gestión inteligente del tiempo que se emplea en la realización del proyecto, y así mismo hay que hacerlo con el dinero que se invierte en el , incluyendo, sueldos, materiales y otros gastos en los que deban incurriré.

Se debe hacer un presupuesto real, lo más accesible posible según el tipo de cliente, pero sin caer en la compra de materiales de baja calidad o de equipo que no sea el más experto o capacitado, y siempre se debe procurar que la maquinaria y los recursos utilizados estén en las condiciones adecuadas para si  rendimiento y que tu equipo reciba el pago justo por su trabajo aportando.

Asimismo, debes controlar todos los gastos, atajando errores que puedan estar generando gastos por fuera de lo previsto, por ejemplo. Igualmente debes tener a la mano toda la información real para poder elaborar informes sobre presupuesto, ingresos y gastos y poder incluirse en los seguimientos de evaluación del rendimiento que está teniendo el proyecto.

En esta fase, lo mejor es evitar el error humano y dejarle los cálculos y la elaboración de informes a softwares especializados.