Importancia del control y seguimiento de procedimientos en la empresa

Importancia del control y seguimiento de procedimientos en la empresa

Cuando pensamos en tener una empresa, es fundamental que se tome en cuenta que para alcanzar metas a corto, mediano y largo plazo, debe haber un proceso en el que se controlen los avances que el equipo vaya consiguiendo. Pero, luego de que esos objetivos estén consolidados, se debe mantener un seguimiento para no solo mantener los buenos resultados, sino para mejorar la manera de actuar y así plantearse nuevas estrategias que generen cambios positivos y que impulsen metas más altas.

El control y seguimiento de procedimientos en una empresa, implica muchos actores y es un camino largo, porque comienza desde una idea que busca encontrar una solución a un problema o situación específica que ayudará con el funcionamiento del negocio. A partir de allí vienen múltiples etapas de pruebas, nuevas ideas, nuevas maneras de hacer diferentes tareas, hasta que se consiga crear un protocolo o procedimiento que se pueda mantener a largo plazo. Si bien en líneas generales el proceso puede resumirse de esta manera, es importante que sepamos cómo funciona formalmente.

¿Qué es el control y seguimiento empresarial?

La finalidad básica del control es la modificación del comportamiento de la persona u objeto que se controla. Entendiendo esto, podemos definir el control como una función que se realiza mediante parámetros que han sido establecidos anteriormente al fenómeno controlado (también lo podemos llamar, problema o situación, como mencionamos antes), es decir, el mecanismo de control es fruto de una planificación y, por lo tanto, sus metas se proyectan a futuro 

El sistema de control se proyecta sobre la base de previsiones del futuro y debe ser suficientemente flexible para permitir adaptaciones y ajustes que se originen en discrepancias entre el resultado previsto y el ocurrido. Lo que significa que es un plan que se debe ir encajando según las particularidades que se presenten a lo largo del proceso. Lo que funciona para un proyecto, posiblemente no funcione para otro, por lo que debe ser adaptable.

Cuando ya se han establecido normas y parámetros, es posible programar el funcionamiento del sistema de control de manera que responda automáticamente a las situaciones que ocurren con frecuencia, y que solamente se deban atender aquellos sucesos excepcionales.  Así, la intervención de equipos de resolución de problemas se hace presente únicamente en los casos de excepción.

La planificación se efectúa con un mayor nivel de incertidumbre y naturalmente, esta se refleja también en los parámetros de control.  En ese caso, el control instituido debe ser altamente dinámico, de modo que acompañe a la etapa de ejecución, de manera permanente y en todas sus fases, proporcionando información constante de la situación real en las diversas variables, para permitir al agente evaluar y decidir en cuanto a la gravedad de los errores y tomar las decisiones necesarias.

Según los profesionales de Action Project, el proceso de control consta de 4 fases:

  • Establecimiento de estándares: se determinan las pautas de evaluación o comparación; generalmente se establecen dentro de las siguientes variables:
    • Cantidad: determina el volumen de producción, materias primas, horas de trabajo
    • Calidad: determina las especificaciones y la calidad del producto
    • Tiempo: determina el tiempo medio que se necesita para la producción del producto
    • Costo: determina el costo de producción, costo de venta, etc.
  • Evaluación del desempeño: supervisa el rendimiento y el cumplimiento de los objetivos
  • Comparación de desempeño con el estándar establecido: mediante esta comparación se busca detectar errores, desviaciones o fallas en cuanto al desempeño
  • Ejecución de las acciones correctivas: si el desempeño no logra alcanzar los estándares establecidos, se buscará realizar un cambio para corregir las desviaciones.

Ahora bien, ya entendidas las fases del control y su definición, debemos comprender cuál es el próximo paso a dar a la hora de crear procedimientos y protocolos.

El seguimiento consiste básicamente en el análisis de la información generada en el proyecto, para la identificación temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan. Por su parte el control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que lo planificado y esperado, ocurra.

Por lo tanto, controlar un proyecto no significa sólo identificar las desviaciones y tomar una actitud pasiva ante las mismas, sino que la esencia del control supone indagar en las causas de la desviación, definir las acciones para eliminarlas o minimizar sus efectos, e implantarlas. Mientras que en el seguimiento, se toma toda esa información recabada y se pule para corregir los errores y prevenir posibles inconvenientes que se hayan observado a la hora de la ejecución del plan.

Tipos de control

Para poder hacer un buen plan de acción en la empresa, es fundamental conocer cuales son los tipos de control que se pueden implementar, pues como ya hemos mencionado, todas las acciones que se lleven a cabo van de la mano de la búsqueda de una solución a un problema o situación, que afecta el funcionamiento del negocio.

Los tipos de control que podemos implementar en una empresa son los siguientes:

  • Control operacional: es el proceso en el cual se verifica la correcta y eficaz realización de las tareas aplicando las reglas establecidas; para ello es necesario efectuar un control de las tareas individuales. Este control muchas veces es sistemático y se puede prescindir de la intervención humana. A manera de ejemplo de este tipo de control, podemos mencionar las maquinarias de control numérico y a los ordenadores de control de procesos. El control operacional está estrechamente relacionado con la planificación operativa.
  • Control de gestión: este proceso permite guiar a la gestión empresarial hacia los objetivos fijados y al mismo tiempo evaluar, no solo los resultados obtenidos, sino también el comportamiento de quienes tienen a cargo la toma de decisiones, para conseguir eficiencia y alcanzar el objetivo fijado. A su vez se analizan y evalúan los resultados obtenidos en comparación con los esperados. El control de gestión se encuentra estrechamente ligado a la planificación presupuestaria.
  • Control estratégico: es el sistema mediante el cual se corrobora si la implementación de la estrategia arroja un resultado positivo; este control permite identificar las desviaciones estratégicas y formular e implementar otros medios para alcanzar los objetivos. Este proceso se encuentra íntimamente relacionado con la planificación estratégica.

Vale la pena mencionar que estos tres tipos de control no son mutuamente excluyentes, sino que más bien, deben ser complementarios.  La decisión de emplear un tipo aislado de control o una combinación de los tipos antes mencionados, está en función del carácter del sistema que se desea controlar y del nivel de complejidad que se intenta introducir en los mecanismos de control. En resumen, el tipo o tipos de control que se van a usar en la empresa, dependen de las necesidades que tenga y de los proyectos que se estén ejecutando en el momento.

¿Por qué es tan importante el plan de control y seguimiento de procedimientos en una empresa?

Los planes de control y seguimiento son un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, que implica a todos los elementos que hacen funcional a un negocio, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control y seguimiento debe entenderse como un proceso que abarca la formalidad protocolar a la hora de accionar y ejecutar los planes estratégicos, económicos y funcionales, pero igual debe ser considerado como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

Una de las razones más evidentes de la importancia del control y seguimiento es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar, porque son muchos los factores que pueden cambiar de un minuto a otro. Por ello, las estrategias de control y seguimiento se emplean para crear mejor calidad, enfrentar el cambio, producir ciclos más rápidos, agregar valor, facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

La realidad es que las teorías suelen ser muy claras, pero la práctica no suele serlo tanto. Pretender que un negocio y sus procesos sean construidos de forma lineal, sin correcciones y sin tener que sentarse más de una vez a idear propuestas que puedan mejorar los servicios o productos que se ofrece, es bastante ingenuo, por no decir, imposible.

La adaptabilidad y la corrección a tiempo de los procedimientos y protocolos empresariales puede ser la clave del éxito de un negocio en crecimiento, así como también lo es de uno que ya está establecido en una buena posición. El control y seguimiento es un proceso que va a garantizar que la empresa mantenga siempre sus estándares de calidad, que haga inversiones inteligentes y que minimice el riesgo de pérdidas tanto monetarias, como de materia prima, equipo humano o tiempo, por lo que es indiscutible que atender este aspecto debe ser prioritario en cualquier tipo de negocio.

Una empresa que se equivoca pero que trabaja en corregir su error, es una que no solo demuestra un compromiso consigo misma y con su plantilla de trabajadores, sino también es un negocio preocupado por ofrecerle lo mejor a sus clientes y aliados comerciales. Y la única manera de conseguir esas mejoras y minimizar los errores que puedan afectar el crecimiento de la empresa es aplicando un control y seguimiento exhaustivo a todos sus procesos.