Vivimos en la sociedad de la información. Es decir, nunca hemos tenido tantos medios para poder informarnos. Si echamos la vista atrás recordamos que en la época de Franco uno se tenía que informar por el NODO y por los periódicos del régimen, con lo cual la censura estaba presente. Con la llegada de la democracia surgen un montón de prensa, de radios aunque la televisión sigue siendo cosa de dos. En la época de los 90 surgen las televisiones privadas y las autonómicas lo que provoca un aumento de la oferta.
Pero no ha sido hasta la llegada de Internet cuando la información ha dado un vuelco tremendo. Ahora podemos estar informados de toda la manera posible. Ahora bien, nunca pensamos que cuanta más información más desinformación y menos conocimiento. Estamos en la era de los bulos, de las fake news y de los click bait. Y lo mismo ocurre con las empresas ya sea de cualquier ámbito. No somos conscientes de la cantidad de información que pasa por los archivos de una empresa, de cualquier sector. Y ahora hay que tener mucho cuidado con estas cosas, porque son sancionadas por la administración.
Ante esto, es de elogiar que haya empresas como GitDoc que intenten hacer lo contrario, ya que se trata de una empresa que transforma la información en conocimiento. Vamos a conocer un poco más cómo lo hacen porque es digno de elogio en la sociedad que vivimos.
GIT DOC te ayuda con el proceso de transformación digital reorganizando tu modelo de trabajo de gestión documental. Te asesoran planteando nuevas formas de trabajo e incorporando nuevas metodologías de funcionamiento en los procesos digitales. Y es que como te decíamos, todo ha cambiado desde la llegada de las nuevas tecnologías.
El primer objetivo de esta empresa de digitalización de documentos es la de convertir tus documentos en papel en documentos electrónicos con los metadatos necesarios para que todo el personal de la empresa pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. Y además, analizan el ciclo de vida del documento en tu empresa, identificando el documento dentro del proceso de gestión documental, definiendo el cuadro de clasificación de series y documentos y estableciendo los plazos de conservación y custodia de la documentación, así como los periodos de destrucción de documentación. Y es que no somos conscientes de toda la información que se maneja en una empresa.
Digitalización
Como empresa de digitalización certificada de documentos, te va a asesor realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:
Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.
Este sistema reduce los costes de la digitalización de archivos y resuelve las necesidades de consulta a través del portal Web de GitDoc.
Workflow de facturas.
Consiste en una contabilización automática de facturas papel y formato electrónico. GitDoc ha creado un ÁREA de servicios, formada por contables, informáticos y administrativos orientada a ayudar a sus clientes en todo el proceso de tramitación de facturas. Propone un servicio que cubre la gestión integral de facturas desde la recepción hasta su contabilización automática en el ERP del cliente, incluyendo aplicaciones y servicios contable administrativos adaptables a cada cliente. No requiere inversión en software, solo paga por factura gestionada.
Factura electrónica
Otra forma de pasar la información a conocimiento es través de la factura electrónica. De esta manera se ha creado un portal para la emisión y recepción de facturas electrónicas que permite conectar a clientes y proveedores aportando ventajas para ambas partes. Sin inversión inicial solo paga por uso.
- Emisión de facturas: Factura web e importación desde sistema contable.
- Configuración formato y firma electrónica: e-Factura, Edi, Pdf, etc.
- Configuración fichero contable: Sap, Dimoni, Navisión, Oracle, otros.
- Envío de facturas: Control de la trazabilidad.
- Alojamiento de datos: Consultas, portal accesible 24×7 vía internet mediante comunicación cifrada por protocolo seguro (https) para clientes y proveedores.
Destrucción
Y por último, tan importante como tener la información es saber destruirla en su tiempo. Por eso, las empresas también tienen que tener el servicio de instalación de contenedores para recoger el papel, los cuales se tienen que recoger periódicamente para realizar la destrucción de papel de forma totalmente confidencial, y así poder cumplir con la ley.
