Al igual que el resto de los negocios y la sociedad, la educación superior se ha digitalizado. Aulas, proyectos y exámenes en línea: gran parte de lo que estudiantes, profesores y personal necesitan hacer hoy en día es digital.
Sin embargo, priorizar lo digital presenta algunos desafíos. No todos los estudiantes pueden permitirse un dispositivo para acceder a recursos en línea. E incluso si pueden, las computadoras portátiles suelen romperse en el peor momento. Por eso, muchas instituciones han buscado nuevas maneras de distribuir computadoras portátiles y tabletas en préstamo a su alumnado.
Es una solución fantástica, pero genera otros problemas: ¿cómo proteger, rastrear y gestionar todos esos dispositivos? Sobre todo si se quiere que estén disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mientras los estudiantes estudian.
Los casilleros inteligentes automatizan tareas complejas y tediosas de gestión de activos para resolver esos problemas.
Aquí hay veinte formas en las que los casilleros inteligentes mejoran la vida de tus estudiantes, profesores y personal y mejoran la seguridad del campus.
1. Compartir portátiles de forma segura
Las taquillas permiten el acceso seguro y autoservicio a portátiles y otros dispositivos electrónicos. Su diseño duradero resiste el uso en campus con mucho tráfico y los intentos de robo de su contenido por fuerza bruta.
Gracias al control de acceso digital, los estudiantes pueden retirar o devolver una computadora portátil en cualquier momento del día sin necesidad de un administrador de equipos . En cambio, pueden acceder a los dispositivos que necesitan para estudiar, completar tareas, realizar exámenes o investigar cuando les convenga. Y al terminar, simplemente devuelven el dispositivo según su horario y la taquilla lo cargará y lo preparará para el siguiente usuario.
2. Automatizar procesos manuales
Muchas universidades antiguas están atadas innecesariamente a procesos de gestión en papel por pura costumbre. Automatizar las transacciones y el seguimiento de dispositivos con un sistema de taquillas inteligentes mejora la calidad de vida de los estudiantes y agiliza los procesos de gestión que consumen el tiempo del personal.
Las taquillas inteligentes de la biblioteca proporcionan a los usuarios los dispositivos que necesitan en segundos, los cargan y monitorean para detectar problemas técnicos, y mantienen un registro preciso de quién tiene cada dispositivo. Así, los administradores de equipos pueden ver de un vistazo dónde está cada dispositivo, quién lo ha registrado y cuándo debe devolverlo.
3. Transacciones sin contacto
Para las organizaciones preocupadas por la salud y la seguridad del campus , los casilleros universitarios inteligentes ofrecen una forma de distribuir dispositivos electrónicos que minimiza el contacto físico. En el mundo pos-COVID, las universidades con campus de alta densidad de población buscan maneras de distribuir computadoras universitarias sin riesgos de infección innecesarios que podrían provocar brotes y cierres.
La COVID-19 ha interrumpido demasiados semestres, perjudicando los resultados educativos y los ingresos. Encontrar maneras de mitigar los riesgos innecesarios de infección puede ayudar a su institución a mantenerse abierta ante la próxima variante o el próximo brote importante de una enfermedad infecciosa que azote a su comunidad.
4. Diseño modular para una fácil colocación
Los armarios son modulares, lo que significa que puedes apilarlos y combinarlos en diferentes configuraciones según tus necesidades de almacenamiento y el espacio disponible. Puedes combinar diferentes armarios e instalarlos en cualquier lugar del campus. Así, puedes distribuir los ordenadores universitarios donde se necesiten, en lugares seguros y convenientes, en lugar de tener que instalar una taquilla universal en un único lugar, señalan los profesionales de Taquicel.
5. Nuevos conocimientos sobre el uso de los activos almacenados
Los procesos de seguimiento manual no te permiten saber mucho sobre cómo los estudiantes usan tus dispositivos. Además, son propensos a errores humanos. Las taquillas inteligentes te brindan informes detallados y sin errores sobre todo el uso de las laptops.
Obtendrás información actualizada sobre quién tiene dispositivos, dónde los usan y cómo. También podrás analizar el uso para identificar tendencias fácilmente. Por ejemplo, ¿es un solo modelo de portátil responsable de más de la mitad de los informes de fallos de hardware de tus estudiantes? ¿Es un pequeño grupo de estudiantes responsable de varios fallos de hardware reportados?
6. Reducir pérdidas y robos
Los administradores de equipos, con su ajetreado trabajo, pueden no notar la pérdida o el robo hasta que sea demasiado tarde para recuperar un dispositivo. Los casilleros inteligentes universitarios facilitan enormemente la identificación de dispositivos perdidos, lo que permite una respuesta más rápida y aumenta las posibilidades de recuperación.
Las taquillas avanzadas ofrecen conexiones USB con cable en cada compartimento que permiten verificar la identidad de cada portátil devuelto, de modo que un estudiante no pueda registrar el depósito de un dispositivo incorrecto. También ofrecen horarios de salida. Supongamos que un estudiante no devuelve un portátil al depósito de la universidad en un plazo determinado . En ese caso, el sistema envía una alerta por correo electrónico a un miembro del personal designado con detalles sobre el dispositivo y el portátil en cuestión, lo que le permite investigar de inmediato.
7. Mejorar las operaciones comerciales
También puede equipar las taquillas inteligentes con terminales de acceso con pantalla táctil. Estas le permiten recopilar diversos datos cada vez que un usuario interactúa con el sistema. Por ejemplo, puede mostrarles listas de verificación a los estudiantes cuando quieran cerrar sesión o devolver un dispositivo. Solicíteles cualquier dato importante que desee recopilar, como el tiempo de uso previsto o cualquier problema de hardware o software que hayan encontrado.
Si reportan un problema, puede configurar el sistema de casilleros para que desbloquee un casillero designado para resolución de problemas. El estudiante deposita el dispositivo allí y el sistema alerta a sus técnicos. Ese compartimento solo se desbloquea cuando alguien que se autentique como miembro del equipo de servicio retira el dispositivo para su resolución.
8. Mejorar el rendimiento de los vehículos de la flota
Además de las taquillas inteligentes para activos, también existen taquillas inteligentes para llaves: los sistemas KeyTracer. Estos ofrecen el mismo nivel de soporte avanzado para el flujo de trabajo que las taquillas. Son especialmente útiles para gestionar las llaves de la flota de tu personal.
Utiliza listas de verificación de acceso para que los conductores reporten cualquier daño o problema mecánico. Bloquea las llaves de vehículos especializados si un conductor no ha verificado su licencia vigente. Recibe alertas si un conductor no ha devuelto una llave al final de su turno para evitar que se la lleve a casa accidentalmente.
9. Despeja tus edificios
El diseño modular y eficiente de los sistemas permite instalar taquillas en cualquier espacio disponible. Así, puede instalar grandes centros de préstamo en su biblioteca principal, así como taquillas satélite más pequeñas para portátiles, ubicadas en rincones de dormitorios abarrotados.
10. Uso flexible
Las taquillas inteligentes permiten gestionar con la misma facilidad las herramientas del personal, el equipo audiovisual y otros activos universitarios de alto valor , así como las computadoras portátiles o las llaves. Además, se pueden personalizar para una amplia gama de usos, como el almacenamiento temporal de equipos universitarios , la distribución de equipos para la incorporación de nuevos empleados, botiquines médicos para los técnicos de emergencias médicas del campus o equipo policial para el personal de seguridad del campus .
11. Gestionar las firmas de kits
Las taquillas universitarias también ofrecen vigilancia inalámbrica de contenido mediante etiquetas RFID. Los sensores en los compartimentos de las taquillas verifican que se tomen o devuelvan los artículos correctos. Las señales RFID pueden atravesar plástico y otros materiales comunes, por lo que se pueden usar para escanear todos los componentes del kit dentro de una maleta a la vez. Esto facilita garantizar que los estudiantes, la policía o los paramédicos lleven todo lo que necesiten al salir de su turno.
12. Reducir las horas extras innecesarias
Dado que las taquillas inteligentes automatizadas son accesibles las 24 horas, los 7 días de la semana, no será necesario que los administradores de equipos acudan fuera del horario laboral para gestionar transacciones urgentes. En su lugar, los estudiantes y el personal pueden acceder a cualquier equipo que necesiten, y los administradores pueden emitir desbloqueos de emergencia o anular el acceso desde casa a través de una conexión web segura.
13. Liberar tiempo del personal
Puedes combinar tus sistemas de casilleros inteligentes con un sistema automatizado de rondas de vigilancia para optimizar el tiempo del personal de seguridad y optimizar sus patrullajes. Como resultado, asegurarás tu campus más rápido y tendrán más tiempo para centrarse en cada estudiante y sus necesidades.
14. Tecnología fácil de usar
Las taquillas inteligentes son fáciles de usar, por lo que cualquier nuevo estudiante, trabajador temporal o empleado de un departamento con alta rotación de personal podrá ponerse al día rápidamente. Podrán obtener los ordenadores portátiles, los kits o las llaves que necesiten rápidamente.
15. Automatizar el cumplimiento normativo
Los casilleros inteligentes generan fácilmente informes de transacciones sobre todos los activos y llaves de la universidad. Como resultado, tendrá registros completos y herméticos de quién accedió a dispositivos o espacios confidenciales y quién tuvo acceso a los datos de los estudiantes. Controles más estrictos que mejorarán la seguridad de su campus .
16. Seguimiento de activos de principio a fin
Los lockers inteligentes para portátiles ofrecen un seguimiento completo, desde el inicio hasta el fin, de cada dispositivo administrado. Conocerás todo lo que ocurre con cada portátil, tableta universitaria u otro dispositivo almacenado desde el momento en que ingresa a tu organización hasta que lo retiras.
17. Mejor rendición de cuentas por el uso de los equipos
Ese registro completo se extiende también a quienes usan el equipo de tu universidad . Si la falta de registro ha llevado a los estudiantes a ser descuidados con tus dispositivos, las taquillas inteligentes pueden ayudarles a ser más responsables. Siempre sabrás quién devolvió un dispositivo tarde, dañado o reportó algo extraviado.
Las etiquetas RFID de vigilancia de contenido también le ayudan a garantizar que un estudiante haya devuelto el dispositivo correcto. Por ejemplo, si intenta registrar una devolución pero deja una taquilla vacía, el sistema lo detectará y lo reportará al instante.
18. Monitoreo en tiempo real del estado del dispositivo
Puedes usar conexiones USB con cable para monitorear el estado de los dispositivos electrónicos guardados mientras los cargas. Muchos sistemas operativos modernos pueden interactuar con las taquillas inteligentes e informar sobre eventos de servicio importantes.
19. Integración eficiente de sistemas
Todos los sistemas mencionados (casilleros inteligentes , casilleros KeyTracer y sistemas de rondas de vigilancia de Real Time Networks) pueden comunicarse con los principales sistemas de control de acceso y TI . Puedes gestionar los usuarios de los casilleros inteligentes desde el mismo sistema de Active Directory que utiliza para la gestión de usuarios de TI. Utiliza las mismas tarjetas magnéticas para los casilleros inteligentes que para el acceso a las puertas.
20. Apoya el crecimiento futuro de tu institución
Tus estudiantes y personal ahorrarán horas a la semana en tediosas tareas administrativas, horas que sus estudiantes podrán dedicar a actividades académicas y comunitarias, y horas que tu personal podrá dedicar a tareas más significativas. Además, la nueva información que obtendrás de la recopilación de datos de casilleros inteligentes podrá fundamentar mejor tu toma de decisiones estratégicas y ayudarte a promover la misión de la institución.
